vOffice – Cuộc cách mạng không giấy tại Văn phòng Chính phủ

“Sau hơn 6 năm sử dụng phần mềm Quản lý văn bản do Viettel cung cấp tại Văn phòng Chính phủ, thay vì phải phê duyệt hàng chục văn bản bằng giấy mỗi ngày, hiện nay mọi thao tác phê duyệt, trình kí văn bản và nhiều nghiệp vụ khác đều được điện tử hóa trên phần mềm ứng dụng CNTT của Viettel, chỉ bằng một cái ‘chạm'”.

Đó là những chia sẻ của đồng chí Đào Anh Tiến (Vụ Trưởng Vụ Tổ chức Văn phòng Chính phủ) khi đánh giá hiệu quả về hệ thống Quản lý văn bản của Viettel sau gần 6 năm sử dụng.

Thay đổi phương thức làm việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ

Theo anh Tiến, từ năm 2013, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ đã rất quyết tâm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc. Do đó, việc phối hợp với Viettel xây dựng phần mềm Quản lý văn bản đến nay đã thay đổi căn bản phương thức làm việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ trong các công tác quản lý, tiếp nhận xử lý, ban hành văn bản hành chính. Thay vì trước đây làm việc bằng giấy tờ thì nay, các văn bản thông thường (trừ văn bản mật – hiện Văn phòng Chính phủ vẫn thực hiện trình kí bằng giấy) đều được điện tử hóa.

Việc trình kí văn bản điện tử cũng giảm bớt áp lực về hồ sơ giấy tờ trong các thủ tục hành chính. Theo chị Hoàng Mai Liên – Phó Vụ trưởng Vụ Hành chính – kiêm Trưởng phỏng Văn thư cho biết: “Thay vì mỗi ngày nhân viên văn thư ôm cả chồng văn bản để trên mặt bàn lãnh đạo chờ trình kí thì bây giờ chỉ việc đẩy lên hệ thống, lựa chọn người cần kí duyệt là hoàn tất yêu cầu”. Mặt khác, theo chị Liên, việc trình kí văn bản sẽ theo dõi được luôn trạng thái lãnh đạo kí duyệt văn bản, hệ thống có tin nhắn báo về trên điện thoại cá nhân mà không phải trông chờ, lo lắng như trước đây.

Việc xem, kí và chuyển văn bản đều rất tiện ích kể từ khi Viettel nâng cấp phiên bản trên điện thoại. Đặc biệt việc tích hợp chứng thư số cho lãnh đạo Văn phòng Chính phủ đã giúp cho các đồng chí lãnh đạo chủ động kí duyệt xem văn bản mọi lúc, mọi nơi ngay cả khi đang họp hay đi công tác.

Ngoài ra, phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Văn phòng Chính phủ sau nhiều lần nâng cấp theo thực tế, tới nay cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu nghiệp vụ xử lý văn bản, hồ sơ công việc của Văn phòng Chính phủ và đã được cán bộ, công chức sử dụng phục vụ trong công việc hàng ngày.

Công khai minh bạch trong xử lý văn bản

Theo anh Tiến, thông qua phần mềm này, người dùng có thể theo dõi trạng thái văn bản của từng cấp từ chuyên viên đến lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo Chính phủ. Trước đây, khi chưa có phần mềm quản lý văn bản thì việc giao việc cho chuyên viên đều không thể biết họ xử lý văn bản như thế nào, tới đâu. Do đó, họ có thể “cứ để đấy” và nếu chậm tiến độ thì lãnh đạo cũng khó kịp thời xử lý.

Hiện phần mềm này giúp mọi thứ minh bạch hơn khi mọi thành viên trong luồng trình ký đều có thể theo dõi được văn bản giao tới ai, ai xử lý đúng hạn, ai quá hạn. “Mọi thứ đều rõ ràng, không thể trốn tránh được”, Vụ Trưởng Vụ Tổ chức Văn phòng Chính phủ nói. Sự giám sát đó giúp thúc đẩy ý thức từ chuyên viên tới lãnh đạo nhanh chóng xử lý công việc, tránh để hệ thống cảnh báo quá hạn.

Đặc biệt, những trường hợp tồn đọng văn bản quá hạn đều được lãnh đạo nhắc nhở kịp thời, điều này đã giúp đẩy nhanh tiến độ xử lý, tránh tình trạng “ngâm hồ sơ” đã tồn tại suốt nhiều năm trước. Nhờ đó, hệ thống Quản lý văn bản của Viettel làm giảm tiêu cực trong quá trình xử lý công việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ.

Vụ trưởng Vụ Tổ chức Văn phòng Chính phủ Đào Anh Tiến nhận định: Hệ thống quản lý văn bản đã làm thay đổi căn bản phương thức làm việc của cán bộ công chức Văn phòng Chính phủ.

Theo thống kê của Văn phòng Chính phủ, từ khi sử dụng hệ thống Quản lý văn bản của Viettel, trung bình mỗi ngày văn phòng phải xử lý hơn 2 triệu văn bản đến và phát hành hơn 400.000 văn bản mới. Thời gian xử lý văn bản cũng nhanh hơn gấp 5 lần.

Bên cạnh đó, có 102 lãnh đạo đã sử dụng các thiết bị thông minh để điều hành công việc, phê duyệt giấy tờ. Trung bình mỗi ngày có 100 phiếu trình được ký duyệt qua các thiết bị thông minh.

Hiện tại, 178 đơn vị thuộc các Bộ, Ban, Ngành, Địa phương, Tập đoàn nhà nước tham gia vào mạng lưới sử dụng hệ thống Quản lý văn bản của Văn phòng Chính phủ.

Chỉ có Viettel mới bảo mật an toàn thông tin như thế!

Theo đồng chí Đào Anh Tiến, vì đặc thù công việc, Văn phòng Chính phủ là một đơn vị có khối lượng hồ sơ nhiều nhất, phức tạp nhất và cũng cần bảo mật lớn nhất. Trong suốt quá trình phối hợp với Viettel xây dựng phần mềm và đưa vào sử dụng tới nay, Văn phòng Chính phủ chưa bao giờ xảy ra tình trạng bị mất an toàn, an ninh thông tin hay lộ lọt văn bản của Văn phòng Chính phủ ra ngoài.

“Chúng tôi ghi nhận Viettel là một đơn vị có tầm xử lý an toàn, an ninh thông tin thuộc top đầu cả nước”, Vụ Trưởng Vụ Tổ chức Văn phòng Chính phủ nhận định: “Trong bối cảnh tình trạng mất an toàn, an ninh thông tin tại Việt Nam và trên thế giới ngày một phức tạp. Bản thân chúng tôi – những người sử dụng hệ thống cũng lo ngại việc phải thay đổi cách làm mới, không biết khả năng bảo mật như thế nào. Nhưng Viettel đã xóa tan mối lo đó”.

Chị Nguyễn Thị Ngọc Bích (Vụ Tổng hợp của Văn phòng Chính phủ) là người trực tiếp sử dụng Phân hệ Theo dõi nhiệm vụ của Chính phủ. Chị cho biết, hàng ngày, Chính phủ có hàng trăm nhiệm vụ giao cho các địa phương trên cả nước. Nhưng Phân hệ Theo dõi nhiệm vụ đã làm tốt vai trò, không chỉ giúp theo dõi sát sao khối lượng lớn công việc mà còn cho phép theo dõi luồng xử lý văn bản mật và các văn bản bình thường khác rất rõ ràng.

Việc số hóa văn bản giấy đã đưa Văn phòng Chính phủ trở thành đơn vị tiên phong trong điện tử hóa văn phòng, giấy tờ. Chia sẻ về niềm tự hào này, đồng chí Đào Anh Tiến cho biết, kể từ khi Văn phòng Chính phủ sử dụng phần mềm Quản lý văn bản do Viettel cung cấp đã có rất nhiều đơn vị “ghé thăm” để học hỏi, tham khảo như Bộ Quốc phòng, Bộ Thông tin và Truyền thông, các Sở, Ban, Ngành khác.

Đây là những lời ghi nhận rất có ý nghĩa dành cho Viettel. Giống như Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng chia sẻ: “Phần mềm Quản lý văn bản là nền móng giúp đất nước xây dựng Chính phủ điện tử”. Nhờ đó, Văn phòng Chính phủ đã góp phần thúc đẩy quá trình Cách mạng Công nghiệp 4.0. Không chỉ là một phần mềm đơn thuần, Viettel tự hào khi được đóng góp nền tảng phục vụ kiến tạo xã hội số.

Bản quyền nội dung của vOffice – Cuộc cách mạng không giấy tại Văn phòng Chính phủ thuộc về Viettel Đà Nẵng.

Bạn muốn xem nhiều hơn ? Truy cập website chính thức của Tổng đài Viettel chăm sóc Khách hàng